Dobry projekt sprawia, że baza danych jest łatwa w obsłudze. Dane przechowywane są w tabelach, a każda tabela zawiera dane dotyczące tylko jednego tematu, na przykład klientów. Dlatego, choć określony element danych, na przykład adres, jest aktualizowany tylko w jednym miejscu, zmiana jest automatycznie odzwierciedlana w całej bazie danych.
Dobrze zaprojektowana baza danych zawiera zwykle różne typy kwerend, które służą do przedstawiania potrzebnych informacji. Kwerenda może przedstawiać podzbiór danych, na przykład wszystkich klientów z Poznania, lub zestawienia danych pochodzących z różnych tabel, na przykład informacje o zamówieniach zestawione z informacjami o klientach.
Objaśnienie 1 Ta kwerenda pobiera identyfikator zamówienia, nazwę firmy, nazwę miasta oraz informacje o datach realizacji zamówienia dotyczące klientów z Poznania, których zamówienia zostały złożone na kwiecień.
Wyniki, które mają być pobrane z bazy danych — formularze i strona dostępu do danych, które mają zostać użyte, oraz raporty, które mają zostać wydrukowane — nie zawsze dostarczają wskazówek, jak powinna wyglądać struktura tabel w bazie danych, ponieważ jako podstawa formularzy, raportów i stron dostępu do danych często służą kwerendy, a nie tabele.
Przed zbudowaniem tabel, kwerend, formularzy i innych obiektów w programie Microsoft Access warto naszkicować projekt i przeanalizować go na papierze. Można również przyjrzeć się dobrze zaprojektowanym bazom danych podobnym do właśnie projektowanej lub otworzyć przykładową bazę danych Northwind, a następnie otworzyć okno Relacje i zapoznać się z jej projektem.
Projektując bazę danych, należy wykonać niżej wymienione czynności.
Określenie celu, jakiemu ma służyć baza danych.
-Pierwszym krokiem w projektowaniu bazy danych jest określenie celu, któremu ma ona służyć, i sposobu jej używania.
-Porozmawiaj z przyszłymi użytkownikami bazy danych. Zorganizuj burzę mózgów dotyczącą pytań, na które odpowiadać miałaby baza danych.
-Naszkicuj wzory raportów, które powinna generować baza danych.Zgromadź formularze, których obecnie używa się do wpisywania danych.
W trakcie określania przeznaczenia bazy danych zacznie się wyłaniać lista informacji, które baza danych ma dostarczać. Na jej podstawie można ustalić, jakie poszczególne informacje powinny się znaleźć w bazie danych i jakich zagadnień dotyczą. Poszczególne informacje odpowiadają polom (kolumnom) w bazie danych, a zagadnienia, których dotyczą te informacje, odpowiadają tabelom.